Все заполняют одно и то же
После публикации состав формы зафиксирован. У подчинённых организаций один бланк, а не своя таблица у каждого.
Продукт компании Xarella
xarella.formsУдобство и простота начинаются с простой формы
Система отчётности для организаций с иерархией. Головная организация описывает форму и заводит бланки на периоды, подчинённые заполняют отчёты, система ведёт их по согласованию и собирает сводный отчёт.
5
этапов в одном месте
От описания формы до выгрузки сводного отчёта
1
бланк на всех
Вместо таблицы, которую каждая организация ведёт по-своему
∞
периодов по одной форме
Сданное остаётся неизменным, даже если форма потом поменялась
0
писем и обзвона
О сроках и поступивших отчётах сообщает система
Как это работает
Отчётный период по этапам
Пролистайте страницу — плашки этапов сменяют друг друга, кадр собирается по ходу прокрутки. Обозначения отвлечённые: «столбец», «организация А» — на их месте ваши показатели и учреждения.
Этап 1 из 5
Создание формы
Головная организация описывает отчёт: вкладки, столбцы и типы данных, расчётные столбцы и правила проверки. Обозначения отвлечённые — в работе это ваши показатели. После публикации состав формы зафиксирован, и заполняют все одно и то же.
Этап 2 из 5
Отправка заполняющим
По форме заводится бланк на период и расходится по подчинённым организациям. Открытие бланка и приближение срока — контрольные события: уведомление уходит ответственным заранее и в день сдачи, напоминать вручную не нужно.
Этап 3 из 5
Заполнение отчётов и сведение
Организации заполняют свои отчёты и подотчёты, значения проверяются правилами формы при отправке. О каждом поступившем отчёте головная организация узнаёт уведомлением, о прошедшем сроке — напоминанием.
Принято отчётов: 0 из 12
Этап 4 из 5
Публикация и проверка
Отчёт идёт по схеме согласования: экспертиза, согласование, подписание, утверждение. Возврат и утверждение — тоже контрольные события: уведомление уходит тому, кого касается. Принятые отчёты сводятся по уровням — итог на каждом уровне и по форме целиком, не сдавшие помечены.
Этап 5 из 5
Экспорт
Утверждённый сводный отчёт выгружается в удобном для вас формате — для дальнейших расчётов, для пояснительной записки, для рассылки и печати. Столбцы, группировки и итоги те же, что на экране.
Что это даёт
Форму собирает сама организация
Состав отчёта задаётся без программирования и без обращения к разработчику: головная организация описывает форму сама и публикует её на период.
Ошибки не доходят до свода
Значения проверяются при отправке. Отчёт, который не сходится, дальше по согласованию не идёт.
Прошлое не переписывается
Сданный отчёт остаётся в том виде, в котором сдавался, даже если форма потом изменилась.
Сроки
Сроки ведёт система
Оповещение заранее
Ответственный получает напоминание за несколько дней до срока и в день сдачи. Сколько раз напоминать — задаётся в бланке.
Состояние на виду
Головная организация видит, кто сдал, кто заполняет, а у кого отчёт вернулся на доработку — без писем и обзвона.
Просрочка не теряется
Отчёт, сданный после срока, принимается с отметкой о дате — и в сводном отчёте видно, что он пришёл позже.
Согласование
Схема согласования описывает ваш порядок
Этап 1 из 4
Экспертиза
Профильный специалист проверяет содержание: состав значений и обоснованность показателей.
Этап 2 из 4
Согласование
Ответственный за направление подтверждает, что отчёт готов к подписанию.
Этап 3 из 4
Подписание
Руководитель подчинённой организации подписывает отчёт от имени учреждения.
Этап 4 из 4
Утверждение
Головная организация принимает отчёт — он включается в сводный.
До первой передачи отчёт остаётся черновиком и виден только своей организации. Дальше этапы, ответственные и право вернуть отчёт на доработку настраиваются для каждой формы — слева распространённый порядок из четырёх этапов.
На любом этапе отчёт можно вернуть с замечанием. История переходов сохраняется: кто, когда и с какой отметкой передал отчёт дальше.
Развёртывание
В контуре организации или в аттестованном центре обработки данных
Если требования к данным строгие, разворачиваем в вашей инфраструктуре. Если нужно быстрее посмотреть порядок работы на одной форме — поднимаем в аттестованном центре и переносим в контур позже.
В контуре организации
Данные, доступы и журналы не выходят за пределы вашей инфраструктуры. Выход в интернет для работы не нужен.
Быстрая проверка
Посмотреть порядок на одной форме можно, не дожидаясь закупки сервера: поднимаем в аттестованном центре, переносим позже.
Связь с вашими системами
Обмен справочниками и учётными данными, единый вход сотрудников, выгрузки — без переноса данных руками.
Контроль
Права по организациям и ролям в согласовании, журнал действий, история переходов отчёта: кто, когда и с какой отметкой.
Вопросы
О чём спрашивают до демонстрации
Где разворачивается система?
В контуре заказчика или в аттестованном центре обработки данных. Выход в интернет для работы не нужен.
Сколько занимает внедрение?
Обычно один отчётный цикл: разбор действующей отчётности, настройка, опытный период под наблюдением и передача.
Кто описывает формы — мы или вы?
После передачи это делает сама головная организация, без обращения к разработчику. На внедрении первые формы переносим мы и учим ваших сотрудников.
Что будет с прошлыми периодами, если форма изменится?
Сданные отчёты остаются в том виде, в котором сдавались. Изменение формы действует на новые периоды.
Как устроен доступ сотрудников?
Права выдаются по организации и роли в согласовании. Вход — учётными записями организации.
Можно посмотреть на нашей форме?
Да. Пришлите одну действующую форму отчёта — на демонстрации соберём её и проведём до сводного отчёта с выгрузкой в привычном для вас виде. Разбор делаем бесплатно.
Соберём вашу форму на демонстрации
Пришлите одну действующую форму отчёта. Покажем её в xarella.forms: от описания до сводного отчёта с выгрузкой.